Thiết kế sự kiện – Event Design

Nếu bạn từng tham gia các show âm nhạc, buổi hòa nhạc, sự kiện thể thao, các buổi trình diễn thời trang hoặc sự kiện cho một chương trình nào đó thì chắc bạn đã từng có cảm giác choáng ngợp và được trải nghiệm từ không gian đến cả dịch vụ ăn uống, cách bày trí, âm thanh, ánh sáng đẹp mắt và thu hút phải không?

Bên cạnh đội ngũ tổ chức sự kiện thì nhà thiết kế sự kiện cũng góp phần không nhỏ để tạo nên không gian và bầu không khí khiến người tham dự tận hưởng được tinh thần của sự kiện đó.

Thiết kế sự kiện là gì?

Thiết kế sự kiện là thiết kế về mặt hình ảnh cho sự kiện, là những gì khách mời nhìn thấy được. Đó có thể là sân khấu, phong cách trang trí, bày trí không gian, nội thất, thiết kế các ấn phẩm như banner, backdrop, standee, poster, thư mời theo một chủ đề nhất định kết hợp với sự sắp xếp âm thanh ánh sáng để tạo ra một sự kiện ấn tượng và thu hút. 

Thiết kế sự kiện sẽ bao gồm: thiết kế không gian bên trong và ngoài sự kiện, thiết kế ấn phẩm có liên quan, thiết kế các công cụ truyền thông cho sự kiện. Khi các doanh nghiệp có thể đầu tư cho thiết kế sự kiện sẽ gia tăng giá trị thương hiệu cũng như nhận được sự tương tác tích cực và nhận thức của khán giả.

Quy trình của công việc thiết kế sự kiện

• Nhận yêu cầu về sự kiện sắp làm

Đầu tiên người thiết kế sẽ cần gặp khách hàng để trao đổi về yêu cầu của sự kiện mà họ muốn làm sắp tới. Sự kiện sẽ thường ở quy mô vừa và lớn nên cần làm rõ mong muốn của khách hàng ngay từ đầu, cũng như biết được quy mô bao nhiêu, tổ chức ở địa điểm nào, chủ đề xuyên suốt là gì, là một buổi quảng bá sản phẩm, ca nhạc hay tập hợp các gian hàng, hội chợ, hội thảo …

• Lên ý tưởng 

Sau khi có được đầy đủ thông tin về sự kiện cũng như chủ đề nhất định, họ sẽ đưa ra các ý tưởng bao gồm tông màu chủ đạo, hình ảnh thể hiện, chất liệu sử dụng, phong cách trang trí, concept chính … sao cho làm nổi bật được chủ đề và giá trị mang lại cho người tham dự

• Lên kế hoạch thiết kế tổng quan cho sự kiện

Dựa vào kế hoạch tổ chức chương trình mà họ sẽ hình dung, thiết kế tổng quan về sự kiện, như concept của chương trình là gì, liệt kê ra có những yếu tố nào cần thiết kế, ví dụ trước sự kiện cần thiết kế các hình ảnh truyền thông gì, thư gửi khách mời, trong sự kiện thì có các khu vực nào, mỗi khu vực cần bày trí những gì, sau sự kiện thì có ấn phẩm, quà tặng nào cho khách mời không

• Thiết kế các công cụ truyền thông trước sự kiện

Trước khi có được lượng người tham dự cho sự kiện thì cần phải quảng bá và truyền thông về sự kiện đó. Người thiết kế lúc này sẽ thiết kế các hình ảnh online hoặc offline hoặc cả hai tùy vào mức độ và yêu cầu của sự kiện. Mặt offline có thể là vé mời sự kiện, banner, poster, standee… Còn online có thể là các hình ảnh dùng cho mạng xã hội, video, trailer giới thiệu sự kiện, giới thiệu khách mời, avatar,…

• Thiết kế, bày trí không gian trong và ngoài sự kiện

Đây có vẻ là khâu tốn nhiều thời gian nhất vì phải biến những ý tưởng thiết kế trên giấy của mình thành thực tế. Các yếu tố về bày trí sự kiện có thể kể đến như:

– Màu sắc: thể hiện được tính chất của sự kiện cũng như tạo ra cảm giác, nhận thức cho người tham dự. Ví dụ các sự kiện sang trọng thường dùng màu vàng, bạc kết hợp với đen, màu xanh sẽ thích hợp cho các sự kiện về môi trường hoặc sự kiện quảng bá thương hiệu nào sẽ dùng chính màu của thương hiệu đó

– Bày trí không gian: bao gồm các khu vực của sự kiện, như sảnh đón, nơi đặt thiết bị đồ đạc, sân khấu, khu vực ghế ngồi, khu vực chụp hình, ăn uống … Cần cân bằng giữa không gian trống và không gian sử dụng để sự kiện không quá chật chội hay lạc lõng. Ví dụ sảnh đón cần bày trí như thế nào để khách mời dễ nhìn vào và đủ khoảng cách để xếp hàng (nếu có), không gian chụp hình thì phải thật màu sắc, bắt mắt và thú vị, chỗ ngồi bàn ghế có cần trang trí gì không…

– Nội thất: thiết bị, mô hình, vật dụng trang trí xung quanh cũng có ảnh hưởng đến không gian mà chúng được đặt vào

– Ánh sáng: nếu sự kiện được tổ chức vào ban ngày thì hiển nhiên sử dụng ánh nắng mặt trời, nhưng cũng cần bố trí các chỗ che mát đề phòng trời nắng hoặc mưa. Còn nếu sự kiện được tổ chức vào buổi tối thì việc sử dụng linh hoạt ánh sáng của đèn sẽ tạo nên những hiệu ứng cực kì thu hút, ví dụ sân khấu và khu vực chính sẽ dùng ánh sáng mạnh hoặc hệ thống đèn LED thay đổi màu sắc

• Thiết kế các ấn phẩm liên quan

Tùy sự kiện mà có thể thiết kế các ấn phẩm để tăng giá trị thương hiệu, đảm bảo tính đồng nhất cũng như quà tặng cho khách mời. Lịch, postcard, túi xách, móc khóa, quần áo… đều có thể làm quà tặng và để lại ấn tượng thương hiệu của mình trong lòng người tham dự.

Người thiết kế sự kiện làm việc với những ai?

• Đội ngũ ban tổ chức chương trình: Đây là những người thực hiện chính chương trình, cũng như lên kế hoạch, kịch bản, chủ đề, nội dung của cả sự kiện nên người thiết kế phải luôn làm việc với họ để nắm được yêu cầu, mong muốn cũng như tinh thần chung của sự kiện
• Ban hậu cần, chuẩn bị: họ là người trang trí, chuẩn bị các vật dụng cần thiết cũng như đưa ra mức chi phí để triển khai. Người thiết kế cần làm việc với họ để đảm bảo cách bày trí gần với bản thiết kế nhất có thể và xem xét chọn các loại chất liệu cần dùng tùy vào mức chi phí của chương trình 

Những kỹ năng cần có của người làm thiết kế sự kiện

• Các kỹ năng về thiết kế 
• Khả năng hình dung trong không gian: bên cạnh các kỹ năng thiết kế về 2D thì người thiết kế sự kiện còn cần có khả năng hình dung trong không gian 3D, cụ thể là về nội thất và kiến trúc để từ đó sắp xếp được không gian cho từng khu vực cũng như lựa chọn được vật dụng bày trí
• Giao tiếp và làm việc nhóm: làm sự kiện sẽ làm việc với cả một đội ngũ và khối lượng nhiều nên việc giao tiếp và hiểu được mong muốn lẫn nhau cũng như phân chia công việc là điều cần thiết
• Hiểu về các chất liệu sử dụng: áp dụng khi bày trí nội thất cũng như mô hình trong sự kiện, không phải lúc nào cũng cần sử dụng các chất liệu lạ, mới, đôi khi sử dụng các chất liệu có sẵn cũng là một cách để tiết kiệm chi phí nhưng vẫn phải đảm bảo tạo ra trải nghiệm tương tự
• In ấn: đối với các poster, banner, standee khổ lớn dùng đặt trong sự kiện thì cần hiểu biết về in ấn, độ phân giải cũng như kích thước, chất liệu in ra
• Các phần mềm vẽ máy: cụ thể là thiết kế trên các phần mềm 2D và 3D để mô phỏng lại không gian sự kiện một cách trực quan nhất