Fashion Operation Management – Vận hành thời trang

Khi mở một cửa hàng thời trang, có phải bạn sẽ quan tâm đến việc thiết kế ra nhiều mẫu mã nhất, tạo được sự ấn tượng và hợp xu hướng đúng không? Không chỉ có thế, bạn sẽ phải quảng bá truyền thông chúng cho khách hàng thì mới nhiều người biết đến mà mua sản phẩm của bạn. Vậy sau khi đã có đầy đủ hàng hóa và truyền thông rồi mà vẫn không hiệu quả, thì có lẽ bạn đã bỏ qua vai trò của việc vận hành và quản lý cửa hàng.

Vận hành thời trang là gì?

Trong một bộ máy vận hành, mỗi vị trí sẽ có vai trò khác nhau. Nếu thiết kế tạo ra các bộ sưu tập độc đáo mới lạ, Marketing truyền thông, quảng cáo đến người dùng về sự hiện diện của bộ sưu tập thì Vận hành (Operation Management) sẽ là giai đoạn đảm bảo cửa hàng hoạt động hiệu quả và an toàn, từ đó đưa các mặt hàng thời trang, sản phẩm đến tay người tiêu dùng. 

Ở mảng này, người làm vận hành thời trang sẽ hiểu về cách tổ chức và quản lý hoạt động tại cửa hàng, giám sát sản phẩm, đào tạo nhân viên đồng thời tính toán mỗi món đồ giá bao nhiêu, bán ở đâu, bán loại đồ nào ở chỗ nào vì mỗi nơi có sức mua khác nhau. Đây cũng là khâu làm thế nào để mang khách đến cửa hàng, cách bày trí sắp xếp gian hàng sao cho thu hút khách, giúp họ chọn mua sản phẩm và hài lòng với sản phẩm họ chọn.

Vận hành thời trang có những công việc nào?

Điều quan trọng nhất cần đảm bảo trong Vận hành thời trang là doanh số. Đầu tiên, người quản lý thương hiệu (Brand Manager) sẽ tìm hiểu xem doanh thu bán hàng trong tuần này như thế nào so với tuần trước và làm việc với người vận hành (Operation Manager) tìm hiểu xem tại sao tăng hoặc giảm, từ đó sẽ đưa ra phương án để tăng doanh thu. Trong mảng này bạn có thể làm việc ở các công việc sau:

Retail Store Manager (có thể hiểu là cửa hàng trưởng)

Họ sẽ là người giám sát hoạt động của nhân viên trong cửa hàng, kiểm tra hàng hóa mới và hàng tồn kho, đào tạo đội ngũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp và quản lý ngân sách của cửa hàng. Nói chung họ sẽ quản lý cửa hàng và đảm bảo các hoạt động ở cửa hàng diễn ra hiệu quả.

Visual Merchandiser

Họ là người đảm nhận vai trò bày trí, trưng bày, sắp xếp sản phẩm tại cửa hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến thị giác và tâm lý khách hàng, từ đó tác động lớn đến quyết định mua hàng của họ. Các bạn làm Visual Merchandising sẽ chịu trách nhiệm về hình ảnh ở cửa hàng, tập trung triển khai chiến lược, trưng bày các mặt hàng thể hiện được tính cách của thương hiệu.

Ví dụ với bộ sưu tập mùa hè có đặc trưng là thể hiện chất liệu mát mẻ và đi kèm với phụ kiện du lịch thì sẽ cần trưng bày lên mẫu như thế nào, tạo dáng thoải mái ra sao. Hay để ý các thương hiệu thể thao như Nike, Adidas thì thường trưng bày các mẫu có dáng đang chạy hoặc hoạt động thể thao để thể hiện được sản phẩm của họ phù hợp cho việc cử động mạnh, cần nhiều năng lượng. Đó cũng là một cách trưng bày mà Visual Merchandiser thể hiện trong cửa hàng.

Product/ Fashion Buyers/ Merchandiser

Đây là những người sẽ lựa chọn mua sản phẩm nào là phù hợp để mang về bán ra thị trường từ những phân tích số liệu và tâm lý có được. Họ thường sẽ nghiên cứu về thị trường hàng hóa sau đó tìm ra nhà cung cấp, đàm phán với mức giá tốt nhất và đem sản phẩm về, cuối cùng là bán ra thị trường. Công việc cũng khá căng thẳng vì sẽ làm việc với rất nhiều số liệu từ sức mua, sức bán, giá cả … cũng như kiểm tra hàng hóa khi được mang về, đàm phán với các nhà cung cấp, làm việc với kế toán để thanh toán và còn xử lý hàng tồn kho tùy theo nhu cầu của cửa hàng.

Quality Assurance (đảm bảo chất lượng)

Vị trí này sẽ đảm bảo, giám sát chất lượng sản phẩm có đạt đúng tiêu chuẩn thương hiệu đặt ra hay không. Họ sẽ phải am hiểu về các chỉ số chất lượng từ đó thiết lập hệ thống tiêu chuẩn và tham gia vào hệ thống đó cũng như đào tạo nhân viên, đưa ra các phương án nhằm nâng cao chất lượng và thúc sự phát triển sản phẩm của doanh nghiệp. Nếu hàng kém chất lượng sẽ phải kiểm tra lại trong hệ thống và làm lại sao cho đảm bảo sản phẩm phải thật tốt khi đến tay người dùng.

Operation Executive

Họ sẽ quản lý các cửa hàng và nhân viên, vận hành cửa hàng, hướng dẫn về thái độ, cách ứng xử đối với khách hàng… Operation Executive thường sẽ có kinh nghiệm làm nhân viên bán hàng trước, vì nhờ đó mà hiểu được tâm lý khách và đào tạo nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Ngoài ra, họ cũng tư vấn cho khách, hỗ trợ khách mua sản phẩm phù hợp với mong muốn.

Quy trình vận hành thời trang

Để triển khai và quản lý được một cửa hàng thời trang cần trải qua nhiều công đoạn và luôn phải đảm bảo tính chặt chẽ trong mỗi khâu, người làm vận hành sẽ làm việc với nhà cung cấp, giám sát hoạt động nhân viên tại cửa hàng và đưa đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

1. Tìm kiếm nhà cung cấp

Từ việc nghiên cứu thị trường để chọn lựa ra mặt hàng nào phù hợp,  người vận hành sẽ tìm kiếm nhà cung cấp và đàm phán với mức giá tốt nhất để có thể đưa sản phẩm về cửa hàng. Nếu doanh nghiệp có thể tự triển khai bộ máy sản xuất thì cần xây dựng một hệ thống và thuê nhân công về làm cũng như giám sát chất lượng ở mỗi khâu.

2. Quản lý hàng hóa xuất – nhập kho

Sau khi nhập sản phẩm về cần kiểm tra số lượng, chất lượng sản phẩm, ghi nhận lại hóa đơn nhập – xuất kho và theo dõi hàng tồn kho.

3. Sắp xếp hàng hóa trong kho

Các hàng hóa trong kho cần sắp xếp theo chủng loại và khu vực tuân theo các nguyên tắc về đảm bảo an toàn trong kho. Bên cạnh đó cũng thường xuyên kiểm tra và có khu vực riêng dành cho hàng hóa bị lỗi hoặc hàng tồn kho.

4. Sắp xếp hàng hóa ngoài cửa hàng

Nếu các sản phẩm trong kho chỉ cần sắp xếp theo thông số hoặc khu vực thì đối với sản phẩm ngoài cửa hàng cần chú ý đến cách bày trí cũng như thiết kế. Chúng sẽ tác động lớn đến thị giác người tiêu dùng, khiến họ có cảm giác thích thú hay thoải mái khi mua hàng không.

5. Theo dõi sản phẩm và đơn hàng

Người vận hành sẽ cần nắm được số lượng hàng hóa bán ra, là loại hàng hóa nào để tổng hợp số liệu và so sánh với từng tuần từng tháng để tìm hiểu xem sản phẩm nào bán chạy nhất và đưa ra phương án tăng doanh thu phù hợp.

6. Quản lý nhân viên

Khi hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, nhân viên sẽ được thuê để giải quyết các công việc và tất nhiên người vận hành sẽ đảm bảo việc quản lý nhân viên đó từ việc bán hàng, kiểm tra hàng hóa đến thái độ, cái cư xử và chăm sóc khách hàng.

7. Quản lý ngân sách cửa hàng

Đây là quy trình quan trọng mà người vận hành cũng cần kiểm soát chặt chẽ để đánh giá được tình hình tài chính của cửa hàng để có các chiến lược thay đổi phù hợp.

Những kỹ năng cần có để làm vận hành thời trang

Kiến thức về thời trang, thiết kế

Đây là một kỹ năng quan trọng, không những để hiểu thêm về thương hiệu bạn đang làm, mà còn hiểu về các phân khúc thời trang và xu hướng thiết kế, từ đó đưa ra các chiến lược hợp lý cho việc chọn mua hàng, trưng bày cũng như tư vấn cho khách hàng.

Kỹ năng lãnh đạo và tổ chức

Người làm vận hành sẽ làm việc với cả một bộ máy của doanh nghiệp cùng số lượng lớn công việc, từ đó cần có khả năng lãnh đạo, tổ chức để điều động nhân việc làm việc và giám sát các hoạt động diễn ra trơn tru, hiệu quả.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong cả quá trình vận hành sẽ khó tránh khỏi việc phát sinh ra vấn đề, lúc này người vận hành cần phải tỉnh táo để giải quyết các tình huống hoặc có phương án dự phòng.

Tính tỉ mỉ, cẩn thận

Một kỹ năng quan trọng khi làm việc với rất nhiều số liệu và sự tính toán, cùng với lượng sản phẩm khổng lồ cần kiểm tra hằng ngày, nếu không cẩn thận có thể dẫn đến thất thoát về hàng hóa hoặc chất lượng hoặc ngân sách của cửa hàng.

Sử dụng các phần mềm

Người vận hàng không phải lúc nào cũng sẽ giám sát các công đoạn một cách thủ công mà lúc này cần có sự hỗ trợ của phần mềm để tính toán các dữ liệu.

Hiểu về Visual Merchandising

Tuỳ vào mặt hàng mà mỗi phương pháp trưng bày sẽ tạo ra một hiệu ứng khác nhau, việc nghiên cứu và tìm hiểu những kiến thức cơ bản về Visual merchandising trong thời trang, quan sát cách các cửa hàng bày xếp sản phẩm mỗi khi đi mua sắm cũng sẽ giúp bạn tự học, tự đúc kết kinh nghiệm và áp dụng cho thương hiệu của mình.